Pierwsze tygodnie szkoły to emocje, nowe zeszyty i organizacja klasowego życia. Powstają grupy
na Messengerze i WhatsAppie, a szkolne profile społecznościowe zaczynają żyć własnym życiem.
I właśnie wtedy łatwo zapomnieć, że za każdym zdjęciem, numerem telefonu czy informacją o dziecku stoją także konkretne zasady ochrony danych osobowych.

RODO nie zabrania robienia zdjęć dzieci ani kontaktowania się z rodzicami. Wymaga jednak, żeby szkoła, nauczyciele i rodzice wiedzieli, jakie dane przetwarzają, w jakim celu i kto może mieć do nich dostęp.

– RODO w szkole często kojarzy się z zakazem fotografowania dzieci i koniecznością podpisywania zgód na wszystko. Tymczasem przepisy nie mówią: „nie wolno robić zdjęć”. Mówią przede wszystkim: zastanówmy się, kto, po co i na jakiej podstawie przetwarza dane dziecka. Problem zaczyna się wtedy, kiedy działamy automatycznie – wrzucamy zdjęcie do internetu, przekazujemy numer telefonu całej klasie albo przesyłamy dokumentację dziecka na prywatnego maila – mówi Karolina Praszek-Gołębiewska, prawniczka, specjalistka ds. ochrony danych osobowych oraz inicjatorka Kampanii Bezpieczne Relacje.

 

Zdjęcie klasowe nie musi od razu trafić do internetu

Jednym z pierwszych wrześniowych pytań jest: czy podczas szkolnych uroczystości rodzic zrobić zdjęcie całej klasy? Samo wykonanie zdjęcia przez rodzica nie oznacza automatycznie naruszenia RODO. Inaczej wygląda jednak sytuacja, gdy fotografia ma zostać opublikowana w internecie, przesłana
do szerokiego grona osób albo wykorzystana w celach promocyjnych. – Warto odróżnić samo zrobienie zdjęcia od jego dalszego rozpowszechniania. Rodzic może chcieć zachować pamiątkę z rozpoczęcia roku, czy innego szkolnego wydarzenia ale to nie oznacza, że powinien następnie wrzucić zdjęcie całej klasy
na Facebooka. Wizerunek dziecka to nie jest informacja, którą możemy dowolnie publikować tylko dlatego, że zdjęcie powstało podczas szkolnej uroczystości – tłumaczy ekspertka. Szczególnej ostrożności wymagają zdjęcia, na których dzieci można łatwo zidentyfikować, a także fotografie zawierające dodatkowe informacje, np. nazwę szkoły, klasę czy lokalizację.

 

Szkolny Facebook to nie prywatny album

Zdjęcia z akademii, wycieczek, czy zawodów sportowych często szybko trafiają na stronę internetową szkoły albo jej profil w mediach społecznościowych. To właśnie jeden z obszarów, w którym szkoły powinny szczególnie uważać. – To, że zdjęcie zostało zrobione na terenie szkoły albo podczas wydarzenia szkolnego, nie oznacza, że szkoła może je dowolnie opublikować. Trzeba ustalić podstawę prawną, cel publikacji i zakres wykorzystania wizerunku. Inaczej traktujemy dokumentowanie wydarzenia, a inaczej wykorzystanie zdjęcia dziecka jako materiału promującego szkołę – mówi Karolina Praszek-Gołębiewska.

Warto również pamiętać, że raz opublikowane zdjęcie może zostać skopiowane, pobrane i udostępnione dalej. Kontrola nad nim może więc bardzo szybko zostać utracona.

 

Numer telefonu rodzica to nie klasowa książka telefoniczna

„Podeślijcie proszę numery, zrobię grupę dla rodziców” – takie zdanie może paść już podczas pierwszych klaowych zebrań. Problem pojawia się wtedy, gdy lista numerów zostaje udostępniona wszystkim rodzicom bez odpowiedniej podstawy albo gdy nauczyciel sam tworzy grupę, wykorzystując prywatne numery telefonów.

 – Numer telefonu jest daną osobową. To, że rodzice dzieci z jednej klasy powinni się ze sobą kontaktować, nie oznacza automatycznie, że każdy rodzic powinien otrzymać numery wszystkich pozostałych rodziców. Najbezpieczniej jest korzystać z rozwiązania, w którym każdy sam decyduje, czy chce dołączyć do grupy i jakie dane udostępnia – wskazuje ekspertka. Szczególnej ostrożności wymagają grupy na WhatsAppie i Messengerze. Dołączenie do grupy może bowiem ujawnić innym uczestnikom m.in. numer telefonu lub nazwę profilu.

 

Dziennik elektroniczny to nie Facebook – hasła trzeba chronić

Elektroniczny dziennik jest dziś podstawowym narzędziem komunikacji szkoły z rodzicami. Oceny, frekwencja, wiadomości od nauczycieli, informacje o uczniu – wszystko znajduje się w jednym systemie.

Dlatego login i hasło do dziennika nie powinny być traktowane jak zwykły kod do aplikacji.
– Nie przekazujmy hasła dziecku, nie zapisujmy go na kartce przyklejonej do komputera i nie korzystajmy z jednego hasła w kilku serwisach. Jeżeli konto rodzica zostanie przejęte, problemem może być nie tylko dostęp do ocen, ale również do całej historii komunikacji ze szkołą – podkreśla Karolina Praszek-Gołębiewska. Szkoła powinna natomiast zadbać o to, aby dostęp do danych mieli wyłącznie pracownicy, którzy rzeczywiście potrzebują ich do wykonywania swoich obowiązków.

 

Informacja o zdrowiu dziecka nie jest tematem na klasową grupę

Alergia, ADHD, przyjmowane leki, problemy psychologiczne, opinia poradni psychologiczno-pedagogicznej czy informacje o stanie zdrowia dziecka – to dane, które wymagają szczególnej ochrony.

Tymczasem czasem wystarczy jedno „niewinne” zdanie na grupie rodziców: „Czy ktoś wie, jakie leki bierze Antek?” albo przesłanie dokumentu z poradni do niewłaściwej osoby. – Informacje dotyczące zdrowia należą do szczególnej kategorii danych. Nie powinny krążyć po klasowych grupach, być przesyłane przypadkowym osobom czy pozostawać na biurku nauczyciela w miejscu dostępnym
dla innych. Tu naprawdę warto kierować się zasadą: im mniej osób ma dostęp, tym lepiej – mówi ekspertka. Dotyczy to także dokumentacji psychologicznej i pedagogicznej. Szkoła powinna zapewnić jej odpowiednie przechowywanie oraz dostęp wyłącznie osobom uprawnionym.

 

Konflikt rodziców to również temat ochrony danych

Szczególnej ostrożności wymaga sytuacja, gdy rodzice dziecka są w konflikcie, są w trakcie rozwodu albo obowiązują między nimi określone rozstrzygnięcia dotyczące kontaktów z dzieckiem. – Szkoła nie może działać na zasadzie: skoro rodzice są w konflikcie, to najlepiej nie przekazywać informacji żadnemu
z nich. Z drugiej strony nie można też udostępniać danych bez sprawdzenia, kto ma prawo do informacji i w jakim zakresie. W takich sytuacjach szkoła powinna działać na podstawie konkretnych dokumentów i obowiązujących przepisów, a nie na podstawie tego, co jeden rodzic mówi o drugim – wyjaśnia Karolina Praszek-Gołębiewska. Problem może dotyczyć m.in. odbioru dziecka, dostępu do dziennika elektronicznego, informacji o zdrowiu czy przekazywania dokumentacji.

 

Zdjęcie lub dane dziecka już trafiły do internetu. Co wtedy?

Co zrobić, jeśli rodzic odkryje w internecie zdjęcie dziecka, którego nie chciał publikować? Albo szkoła zorientuje się, że dane ucznia zostały wysłane do niewłaściwej osoby? Najgorszym rozwiązaniem jest udawanie, że nic się nie stało.  – W przypadku naruszenia ochrony danych liczy się szybka reakcja. Najpierw trzeba ustalić, co dokładnie się wydarzyło, jakie dane zostały ujawnione, komu i jak długo były dostępne. Następnie należy ograniczyć skutki naruszenia, np. usunąć materiał czy zablokować dostęp. Szkoła powinna również ocenić, czy doszło do naruszenia ochrony danych osobowych i czy konieczne
są dalsze działania – mówi ekspertka. Rodzic, którego dziecka dotyczy niechciana publikacja, może
w pierwszej kolejności poprosić osobę lub instytucję odpowiedzialną za publikację o usunięcie materiału. Warto również zachować dowody – np. zrzuty ekranu, datę publikacji i adres strony.

Mniej znaczy bezpieczniej

Początek roku szkolnego nie musi oznaczać strachu przed RODO. Wystarczy kilka prostych zasad:
nie publikować zdjęć dzieci bez sprawdzenia podstawy takiej publikacji, nie przekazywać bez potrzeby numerów telefonów, chronić hasła, ograniczać dostęp do dokumentacji i szczególnie uważać
na informacje dotyczące zdrowia oraz sytuacji rodzinnej dziecka. – RODO nie ma utrudniać życia szkołom ani rodzicom. Ma chronić dzieci. A w przypadku danych dzieci warto przyjąć bardzo prostą zasadę: zanim coś przekażemy, opublikujemy albo wyślemy dalej, zastanówmy się, czy naprawdę wszyscy muszą
to zobaczyć. W internecie jedno kliknięcie trwa sekundę, ale konsekwencje takiej publikacji mogą pozostać na długo – podsumowuje Karolina Praszek-Gołębiewska.