Warto mieć porządek w biurze. Dzięki temu dokumenty i rachunki będą zawsze w jednym miejscu, a ich odnalezienie nie będzie stanowić wielkiego problemu. Nieporządek nie sprzyja efektywności pracy. Udowodniono, że bałagan w biurze nie pomaga w skupieniu się na pracy. Minimalistyczne podejście jest najproduktywniejsze. Jakie są sprawdzone sposoby na uporządkowanie dokumentów w biurze?

Segregacja dokumentów jako pierwszy krok w porządkach

Zanim nastąpi uporządkowanie dokumentów, należy je odpowiednio posegregować. Zacznijmy od wyrzucenia niepotrzebnych kartek i papierów. Warto rozdzielić ważniejsze dokumenty na kategorie, np. rachunki, paragony, gwarancje, ubezpieczenia, papiery medyczne, kserówki z uczelni lub szkoły. Każda kategoria powinna znaleźć się z oddzielnym segregatorze lub teczce. Wszystkie dokumenty najlepiej poukładać chronologicznie. Dobrą praktyką jest kserowanie paragonów – z czasem ściera się na nich druk.

Firma TIK z Warszawy zajmuje się produkcją materiałów reklamowych. Można odnaleźć tu specjalistyczne segregatory i przekładki, różnego rodzaju podkładki pod mysz, teczki i pudełka.

Jak przechowywać ważne dokumenty?

Jak już było wspomniane, dokumenty najlepiej przechowywać w odpowiednio podpisanych segregatorach i teczkach, umieszczonych w szafkach i regałach. Im częściej będziemy sięgać po daną kategorię wartościowych papierów, tym łatwiejszy powinien być do nich dostęp.

Aby utrzymać na bieżąco porządek w biurze, należy przestrzegać kilku zasad – odkładać wyjęte dokumenty na miejsce, dokładać rachunki i papiery do odpowiednich przegródek.

Ewidencja dokumentów

Każdy freelancer i przedsiębiorca, który ma własne biuro, powinien prowadzić ewidencję (wykaz, rejestr), czyli bazę wiedzy o przechowywanych dokumentach. Takie rozwiązanie daje możliwość szybkiego wyszukania potrzebnych papierów wartościowych, wytypowania dokumentów do zniszczenia i oznaczenia papierów zniszczonych.

W każdym (większym lub mniejszym) biurze przyda się niszczarka. Zniszczeniu mogą ulec bezwartościowe dokumenty (o przekroczonym okresie przechowywania). Należy je dokładnie wyselekcjonować. Niszczenie dokumentów pozwala na uwalnianie przestrzeni i utrzymanie jeszcze lepszego porządku w biurze.